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management
Tableau de bord
Définition :
Le tableau de bord est un outil d’aide à la
décision nécessaire au déclenchement d’action à court et à moyen terme. Il doit
être rapide à établir, car le suivi d’une activité doit être instantané. Il
n’est utile que s’il permet une réaction immédiate, son rôle étant
« d’informer pour agir ».
Le
tableau de bord est un ensemble d’indicateurs peu nombreux conçus pour
permettre aux gestionnaires de prendre connaissance de l’état et de l’évolution
des systèmes qu’ils pilotent et d’identifier les tendances qui les
influenceront sur un horizon cohérent avec la nature de leurs fonctions.
Un tableau de bord doit non seulement fournir
des indicateurs de la situation à temps, selon la périodicité choisi, mais
aussi un historique de la situation pour voir si les actions sont suivies
d’effet ou, au contraire si la situation empire.
Les types du tableau de bord :
Destiné à la
communication des données :
Servant à rendre des comptes sur les
résultats obtenus et à dialoguer entre niveaux hiérarchiques (et souvent aussi
entre fonctions). Il contient l’ensemble des indicateurs stratégiques ainsi que
les indicateurs opérationnels les plus pertinents pour apprécier de
l’adéquation de l’action à l’objectif stratégique. C’est une vision verticale
des résultats.
Destiné au pilotage du service :
C’est un outil de pilotage qui permet de
faire une synthèse des informations propres à un responsable et aussi, il sert
à entrainer le responsable pour évaluer ses performances, de faire une
autocritique de son travail et son service, enfin il aide à prendre des
décisions d’amélioration en cas de dysfonctionnement.
Rôle :
Le tableau de bord possède plusieurs rôles qui
lui sont attribué à la fois, c’est un instrument de contrôle et de comparaison,
outil de dialogue et de communication et outil qui aide à la prise de décision.
Instrument de contrôle et de comparaison :
Le tableau de bord est un outil qui permet de
contrôler en permanence les réalisations par rapport aux objectifs fixés.
Il nous
permet aussi de faire la comparaison entre notre entreprise et les entreprises
concurrentes, afin de pouvoir nous positionner par rapport au marché.
Aussi le rôle essentielle se base sur le suivie
permanent des états de l’entreprise, et nous donne une idée claire sur ce qui
se passe réellement.
Outil de dialogue et communication :
Mis a par son rôle de contrôle et de
comparaison, le tableau de bord a un rôle de coordination essentiel, dans la
mesure où il permet aux différents niveaux hiérarchiques de suivre le
fonctionnement des entités dont ils ont la supervision.
Outil d’aide à la décision :
Dès sa parution, le tableau de bord fournit des
informations sur l’état de fonctionnement de l’entreprise et sur ces points
clés de gestion.
De ce fait, grâce aux informations qu’il
fournit, et après leurs comparaisons aux objectifs fixés, il nous permet de
prendre des décisions de correction et d’amélioration au niveau des
dysfonctionnements.
Caractéristique du Tableau de Bord :
Un tableau de bord a sûrement ses propres
caractéristiques dont nous allons citer quelques une :
·
Simple :
Un tableau de bord doit être simple en ayant un
nombre limités d’indicateurs, il doit aussi être lisible et claire et surtout
facile à comprendre et à déchiffrer.
·
Pertinent :
Un tableau de bord doit être judicieux, juste
et rationnel. Il doit avoir des informations qui seront approprié à sa mission
globale.
·
Synoptique :
Tel que son rôle l’indique, un tableau de bord
doit être synoptique, c'est-à-dire, il doit offrir une vue générale qui permet
de voir toute un ensemble d’un seul coup d’œil.
·
Personnalisé :
Un tableau de bord doit en fait s’orienter vers
un seul axe, il doit se diriger vers un seul service pour pouvoir être le plus
pertinent possible. C’est pour cela un tableau de bord diffère d’un service à
un autre ou d’une entreprise à une autre.
·
Rapide :
La rapidité est l’une des principales
caractéristiques de tableau de bord mais on parle ici de la rapidité des délais
c’est à dire l’obtention des donné dans des délais courte.
Les instruments du Tableau de Bord :
Comme chaque outils de détermination de
performance, le tableau de bord a des instruments qui lui sont destinés tel
que :
·
Les écarts :
Ils correspondent aux points clés de l’activité
étudiée, ainsi leurs signification dans le tableau de bord est de connaître les
différences entre les données saisies et l’objectif fixé pour bien évaluer les
résultats des indicateurs à calculés.
·
Les ratios :
Ce sont des rapports entre grandeurs significatifs. Ces rapports
sont intéressants dans la mesure où ils permettent d’effectuer des comparaisons
dans le temps et de présenter la réalité en chiffre simple.
Nous rappelons toutefois le règle de bonne utilisation : un
ratio n’a pas de valeur en soi il n’a de valeur que par rapport à une norme
interne ou externe (une norme du secteur d’activité).
·
Les graphiques :
Ils peuvent présenter que les données
présidents ou être des graphiques indépendantes, leur intérêt est de visualiser
rapidement et directement les évolutions et de mieux appréhender les
changements de rythme ou de tendance.
·
Les Clignotants :
Ce sont des seuils limites destinés à attirer
l’attention des responsables sur une anomalie, une dégradation ou écart par
rapport à l’objectif, Tant qu’ils ne se déclenchent pas, le fonctionnement est
supposé correct et la performance est bonne.
Les clignotants permettent de concentrer
l’action sur l’urgence et l’essentiel ils autorisent une gestion par exception.
Avantages et Inconvénients du tableau de bord :
Avantages :
Chaque outil d’analyse de la performance peut présenter des
avantages et des inconvénients, Parmi les avantages les plus importants :
·
Permettre une synthèse rapide des états en cours.
·
Agrandir la vision de l’entreprise
·
Remonter les alertes afin de prévenir les dysfonctionnements.
·
Augmenter la compétitivité
Les
inconvénients :
Pour les inconvénients de l’application d’un tableau de bord :
·
Nécessite un pilote.
·
Doit véhiculer seulement les informations pertinentes.
·
Doit comporter un Nombre très limités des indicateurs.
·
Nécessite une vérification de la performance des éléments ou
évènements à mesurer.
Évaluation et suivi des fournisseurs :
Tracer le portrait actuel
- Nombre de fournisseurs.
- Catégories de fournisseurs
(manufacturier, distributeur, entreprise de service, etc.).
- Volume et montant des achats
annuels de biens et de services.
- Risque global (criticité)
associé aux achats (fluctuation des coûts, disponibilité, impact sur la
sécurité, etc.).
Définir une stratégie d'entreprise
Les
performances quotidiennes
- Choisir des indicateurs de
performance qui cadrent avec les objectifs (critères de qualité, suivi des
délais, etc.).
- Pour chacun des indicateurs,
déterminer les limites acceptables en fonction des catégories de
fournisseurs.
- Définir un format standard pour
les rapports.
- Élaborer un tableau de bord.
Les
demandes d'actions correctives
- Définir un formulaire standard.
- Fixer un délai de réponse
standard à respecter par le fournisseur.
- Définir un format standard pour
le rapport de suivi des actions correctives.
L'évaluation
périodique des fournisseurs d'un point de vue d'affaires et technique
- Définir une fréquence
d'évaluation en fonction des catégories de fournisseurs.
- Choisir les thèmes généraux qui
permettront d'élaborer des points d'évaluation stratégique (assurance
qualité, planification de la production, gestion des stocks, ressources
humaines, service après-vente, etc.).
- Construire les questionnaires
standards à l'aide d'une équipe multidisciplinaire.
- Définir un format standard de
rapport d'évaluation.
Créer
un dossier pour chaque fournisseur
Le dossier
doit contenir toutes les informations qui permettront de constituer
l'historique d'affaires du fournisseur (suivi du fournisseur et des actions
correctives). La figure ci-dessous présente une série d'informations pouvant se
retrouver dans le dossier fournisseur.
Assigner
un responsable
Il est
conseillé de n'avoir qu'un seul responsable par fournisseur. On crée ainsi un
lien plus étroit entre le donneur d'ordre et le fournisseur et on gère plus
efficacement les échéanciers d'évaluation.
Suivre
les activités
Suivi des
performances quotidiennes des fournisseurs
- Colliger les données sur les
indicateurs de performance en temps réel.
- Vérifier la conformité des
résultats avec les limites acceptables des indicateurs.
- Mettre à jour les tableaux de
bord.
Suivi des
non-conformités
- Émettre une demande d'action
corrective aux fournisseurs qui ne respectent pas les limites acceptables
des indicateurs de performance.
- Faire le suivi des actions correctives.
Réaliser
les évaluations périodiques
Préparation
en vue de la visite chez le fournisseur
- Planifier un échéancier
d'évaluation des fournisseurs en fonction de la fréquence d'évaluation
définie dans la stratégie d'entreprise.
- Compiler les informations
permettant d'identifier, sur une période de temps donnée, les fournisseurs
performants et non performants.
- Revoir le dossier d'affaires du
fournisseur, l'historique de ses performances quotidiennes, l'historique
de sa capacité à répondre dans les délais aux demandes d'actions
correctives, la liste des commandes en cours, etc.
- Préciser les objectifs de
l'évaluation et décider des thèmes à évaluer.
- Réviser les questionnaires avec
une équipe multidisciplinaire.
- Envoyer au fournisseur l'ordre
du jour, les objectifs et les points qui seront évalués.
Évaluation
chez le fournisseur
- Réaliser l'évaluation à l'aide
du questionnaire en notant toutes les observations pertinentes. Cette
évaluation doit être faite par au moins deux personnes.
- Enregistrer les données recueillies.
Analyse
des données
- Réunir l'équipe
multidisciplinaire pour analyser les réponses aux questionnaires.
- Établir un consensus afin de
rédiger le rapport standard d'évaluation.
Rapport
d'évaluation
- Transmettre le rapport standard
d'évaluation au fournisseur en identifiant les forces et les faiblesses
observées.
- S'il y a lieu, faire des
demandes d'actions préventives ou correctives.
Suivi
- Effectuer, s'il y a lieu, le
suivi des demandes d'actions préventives ou correctives.
- Promouvoir l'amélioration
continue auprès des fournisseurs.
Posted in: externalisation,gestion,Management,Management de la qualité,qualité,sous-traitance
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