Piloter un projet

Comment piloter un projet ?

D’une façon générale piloter un système consiste a maîtriser et guider son  fonctionnement et son évolution.

Pour assurer le pilotage d’un projet, le chef de projet devrait disposer d’un tableau de bord qui comprend  les variables nécessaires au suivi de la mise en œuvre et à la prise d’action pour gérer les écarts.

Le Tableau de bord :

Le tableau de bord complété en général par un journal de bord constitue l’outil pivot du pilotage du projet.

Préalable au démarrage et au pilotage du projet, la planification a permis de d’découper le projet en taches, d’en déterminer les charges respectives, d’élaborerez une planification des actions en fonction des délais imparti, des charges ,des contraintes d’enchainement et des ressources en utilisant PERT et Gantt. Ainsi le chef de projet va suivre l’avancement du projet par rapport a ce qui est a été planifié et donc pourrait à n’importe quelle date déterminer :

·         Ce qui a été produit ;

·         Ce qui  a été consommé ;

·         Les écarts entre le planifie et le réalisé ;

·         L’origine des écarts, problème ponctuel ou structurel ;

·         Ce qui reste à faire.

Le suivi du projet se fait sur un niveau individuel  et un niveau général.

Le suivi individuel porte sur les taches et les ressources.

Le suivi général porte sur l’avancement du projet dans sa totalité.

1.     le Suivi Individuel

A chaque tache sont affectées les variables suivantes :

·         la charge initiale : c’est l’estimation initiale qui a servi pour faire  la  planification détaillée du projet

·         la charge affectée : C’est la personnalisation de la charge initiale en fonction de l’expérience et de la compétence de la personne qui va effectuer la tache ; elle peut être supérieure ou inférieure a la charge initiale.

·         la charge actualisée : pendant l’exécution de la tache, une révision de la charge initiale pourrait avoir lieu et ce en fonction des difficultés techniques qui surviennent, une actualisation de la charge est alors effectuées et sera la base pour une planification  nouvelle des travaux.

Le compte rendu d’avancement permet d’alimenter le tableau de bord dune façon périodique généralement hebdomadaire

Le compte rendu d’activité comprend par intervenant et par tache les éléments suivants :

·         Le temps passé T : la consommation imputée au projet ;

·         le reste a faire R : c’est l’estimation par l’intervenant du temps nécessaire pour achever la tache : charge affectée – temps passé.

Mois/semaine	Taches	Charge affectée	Temps passé	Reste à Faire
Ressource 1
Ressource 2
Ressource 3

Le récapitulatif mensuel permet le suivi au plus fin. Chaque tache et chaque semaine du mois :

Le temps passé

Le reste à faire

L’avancement calculé comme suit :

Avancement en fin de période n = reste à faire en fin de période ( n – 1) – reste à faire en fin de période n

L’avancement peut être supérieur, inférieur ou égal au temps passé

L’attention est attirée quant l’avancement est inférieur au temps passé

Mois	Tache	Semaine 1			Semaine2			Semaine3			Semaine4			Total mois
		T	R	A	T	R	A	T	R	A	T	R	A	T	R	A
Ressource 1	A (12J)	4	8	4	5	3	5	1	0	3				10	0	12
	B (10J)							3	7	3	5	2	5	8	2	8
														18		20

Le bilan individuel donne pour chaque intervenant une observation de sa performance.

·         La charge affectée ;

·         Le reste à faire à la fin du mois précédent (R n-1) ;

·         Le temps passé (Tn) ;

·         Le reste à faire à la fin du mois n (Rn) ;

·         L’avancement du mois n : An=R n-1 – Rn

·         Le coefficient d’utilisation de la ressource pendant le mois n :

Coef = Tn /nbre de jours ouvrables du mois auraient dû être consacrés au projet

·         La vitesse du mois n : V = An /Tn ;

·         Le temps total passé, soit pour une tache si elle s’étale sur plusieurs mois ou pour toutes les taches confondues, c’est la somme de tous les temps consommés ;

·         Le coefficient d’utilisation, c’est le ratio entre le temps passé par l’intervenant et le nombre de jours ouvrables ;

·         La performance : ce ratio mesure le degré d’atteinte des objectifs.il n’a de sens que pour les taches en cours ou achevées.il compare la charge affectée avec la charge qui a été consommée :

·         Charge affectée x 100/temps total passé+ reste à faire des taches ouvertes

Mois 3								Récapitulatif depuis le début du projet
	Charge affectée	R(2)	T(3)	R(3)	A(3)	Coefficient d’utilisation	Vitesse	Temps total	Coefficient d’utilisation	Performance
Tache A	14	0
Tache B	21	18	14	0	18		1,29	24		88%
Tache C	15	15	2	14	1		0 ,5
Total	50		16		19	0,8	0,75	51	81%	77%

2. Le suivi du projet

a /Le suivi en charge

Le suivi en charge du projet nécessite le regroupement des tâches en lots de taches. Un lot est un regroupement de taches donnant lieu à des livrables qui constitue un ensemble cohérent. Un lot correspond a une  ou plusieurs fonctionnalités et peut faire l’objet d’une recette. Les engagements contractuels de livraison portent le plus souvent sur des lots.

Les récapitulatifs mensuels sont les inputs du tableau d’avancement :

	Mois n-1		Mois n				Récapitulatif depuis le début du projet
Lots	T	R	T	R	A	Evolution charges restante	Charge initiale	Temps total passé	Evolution globale charge %	% avancement

Comme indiqué par le tableau de la figure 4 le tableau comporte trois parties :

·         Rappel des éléments du mois n-1 : le temps passé (T) et le reste à faire(R) pour toutes les tâches mêmes celles non encore débutées 

·         Eléments du mois n : le temps passé (T), le reste à faire(R) et l’avancement (A) et ce pour toutes les tâches. On calcule pour voir l’évolution de la charge un paramètre  dit évolution de la charge restante. Ce dernier renseigne sur l’augmentation ou non de la charge restante pendant le mois n.

Si l avaleur est négative la charge s’allège et dans le cas échéant la charge s’alourdit 

Formule : Evolution de la charge restante = T(n) – R (n)

                                                                                = T(n) – (R(n-1) –R(n))

                                                                                = T(n) +R(n) – R(n-1)

·         Les éléments récapitulatifs depuis le début du projet :

La charge initiale correspond à la somme de toutes les charges initiales

Le temps total passé représente le temps de travail affecté au projet depuis son démarrage.

On calcule :

L’évolution globale de la charge = temps total passé +R (n) – charge initiale

L e pourcentage d’évolution = Evolution de la charge x 100/ charge initiale

Le pourcentage d’avancement = Charge initiale R(n° X 100/ charge initiale

b/Le suivi économique

Pour assurer le suivi économique on calcule trois indicateurs classiques en contrôle de gestion :

1 .Coût budgété du travail prévu ( CBTP) Budgeted cost of work scheduled : c’est le budget initial calculé a partir des estimations faites quant a la consommation du temps et des ressources

2. Coût réel du travail effectué (CRTE), Actual cost of work performed, c’est la valeur des dépenses effectivement imputées au projet a la date t

3 .Coût budgété du travail effectué (CBTE), Budgeted cost of work performed, c’est le cout des travaux réalisés en retenant le coût standard utilisé pour le CBTP.

L’écart de performance = CBTE—CRTE /cost variance CV

Ecart de planning= CBTP – CRTE, en anglais /schedule variance SV

 Exemple :

Travaux effectues estimés à  180 000 DT

Couts actuel 250 000 DT

Le travail planifié a ce point est de 220 000 DT

Calculer le CV et le Schedule variance SV

CV = 180 000 – 250 000= - 70 000 DT

SV= 180 000 -220 000 = - 40 000 DT

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